телефон для постоянных клиентов 8 800 200 8888
Для потенциальных клиентов 8 9213255568

Расходы по доставке сотрудников на работу

Расходы по доставке сотрудников на работу
В качестве бонуса работникам некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном договоре доставку до места работы и обратно. Риски признания расходов на нее при расчете налога на прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета рассматриваем в статье.

Компании по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом *(1). Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.

Для доставки работников либо используют собственный транспорт предприятия, либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого транспортного средства, а не за количество перевезенных работников. Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность доставки сотрудников на работу и обратно.

Доставка как расход

При расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях, когда такие расходы*(2):
1) обусловлены технологическими особенностями производства;
2) предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

По мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих условий*(3). А по мнению автора, указанная норма статьи 270 Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод подтверждают и судьи*(4). При этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически обоснованы*(5).

Фирмам удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога на прибыль расходов на доставку работников, даже если это не прописано в коллективных договорах*(6).

Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России*(7) решил, что все произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета.

Что такое технологическая особенность производства?

В законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической особенностью производства. Исходя из разъяснений чиновников, достаточным будет выполнение одного из следующих условий:
— производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта*(8);
— недостаточность рейсов общественного транспорта*(9);
— время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу*(10).

В общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом случае транспортом развозят работников ночных смен.

Важно! Согласно СНиП *(11) дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта составляет от 300 м до 500 м в зависимости от климатической зоны.

Документооборот

Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены*(12). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового распорядка, документы, подтверждающие фактический адрес компании, справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе, договоры перевозки и т.д.

Как правило, все нюансы определения производственной необходимости, а также время и организация доставки работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых) договорах.

Поездка на такси

Налоговики считают*(13), что оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре. Чиновники объясняют*(14) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.

С данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту позицию*(15).

Постановление ФАС Московского округа от 1 апреля 2009 г. N КА-А40/2218-09
<...> правомерно включил в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси <...> расходы на поездки от станций метро до места работы и обратно обусловлены выполнением заявителем своих обязательств перед работниками; обеспечение заявителем своих работников проездом к месту работы и обратно автобусами и такси обусловлено технологическими особенностями производства, что подтверждается удаленностью фабрики от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения фабрики. <...> условие о предоставлении транспорта для проезда к месту работы и обратно является неотъемлемой частью заключаемых заявителем трудовых договоров.

НДС

Стоимость доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету (в т.ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций*(16). А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.

В случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так что и в этом случае в отношениях компания — сотрудник объект обложения НДС отсутствует*(17).

Страховые взносы

Есть точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль, то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами*(18).

По мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость поездки начислять не нужно*(19). Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях обеспечения работникам надлежащих условий труда. Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда*(20).

Если доставку работников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги оказываются самой компании*(21).

По мнению автора, даже если причина доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е. сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют. Дело в том, что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать, то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении каждого из работников*(22). В данном случае табелей учета рабочего времени явно недостаточно. Ведь факт присутствия сотрудника на рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не понравиться налоговикам и привести компанию в суд.

НДФЛ

Если сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг, предназначенных для работников*(23). Когда доставка является обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ*(24).

По мнению Минфина России*(25), услуги работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат обложению НДФЛ*(26).

В свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит обложению НДФЛ*(27). Минфин России считает, что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов*(28). По мнению автора, сделать это не так просто. Как правило, доставка производится обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А значит, установить стоимость поездок на каждого работника затруднительно.

Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно являются расходами по обычным видам деятельности*(29). Отражают их по дебету счетов учета затрат*(30) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).

Если сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д.

Если доставка работников осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Пример
Фирма доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что производственная территория расположена за городом вне маршрутов следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией. Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч. НДС — 9000 руб.).
В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг;
Дебет 19 Кредит 60
— 9000 руб. — сумма предъявленного НДС;
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
— 9000 руб. — НДС принят к вычету;
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 26
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.

М. Косульникова,
главный бухгалтер компании «Галан»

«Актуальная бухгалтерия», N 1, январь 2015 г.


*(1) ст. 301 ТК РФ
*(2) п. 26 ст. 270 НК РФ
*(3) письма Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198, от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 N 03-03-06/1/777, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435
*(4) пост. ФАС ПО от 30.05.2008 N А65-16782/07
*(5) п. 1 ст. 252 НК РФ
*(6) пост. ФАС МО от 17.06.2009 N КА-А40/4234-09 (определением ВАС РФ от 23.10.2009 N ВАС-13115/09 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано), ВСО от 27.09.2010 N А33-18167/2008
*(7) письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 N 20-12/060976
*(8) письмо Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18
*(9) письмо Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198
*(10) письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449
*(11) п. 11.15 СП 42.13330.2011, утв. приказом Минрегиона России от 28.12.2010 N 820
*(12) п. 1 ст. 252 НК РФ
*(13) письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 N 20-12/060976
*(14) письмо УФНС России по г. Москве от 27.01.2006 N 20-12/5434
*(15) пост. ФАС МО от 01.04.2009 N КА-А40/2218-09
*(16) подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ
*(17) п. 1 ст. 146 НК РФ; пост. ФАС ВВО от 29.10.2007 N А29-1926/2007
*(18) ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ), ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (далее — Закон N 125-ФЗ)
*(19) ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ
*(20) определение ВАС РФ от 05.07.2013 N ВАС-8283/13
*(21) пост. ФАС ЦО от 03.09.2012 N Ф10-2647/12 (определением ВАС РФ от 22.11.2012 N ВАС-15286/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано)
*(22) определение ВАС РФ от 10.01.2013 N ВАС-17525/12
*(23) письмо Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21
*(24) письма Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198, от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 N 03-03-06/1/680, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/809, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435
*(25) письмо УФНС России по г. Москве от 16.11.2007 N 28-11/109498
*(26) п. 22 ст. 217 НК РФ
*(27) письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-04-06/6715
*(28) письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247
*(29) пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н
*(30) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

Бесплатный доступ к системе Гарант на 3 дня

Получите бесплатный доступ, чтобы оценить все преимущества системы Гарант

×