телефон для постоянных клиентов 8 800 200 8888
Для потенциальных клиентов 8 9213255568

С доставкой на работу, или Учет расходов на проезд к офису

С доставкой на работу, или Учет расходов на проезд к офису
Иногда в силу специфики места расположения либо рабочего графика компании осуществляют перевозку сотрудников к месту работы. Казалось бы, ситуация вынужденная, а значит, списать расходы на «транспортировку» персонала будет несложно. На деле же подобная логика не срабатывает; налоговики же такие суммы снимают с расходов. Однако построить учет «доставочных» расходов, который бы не вызывал претензий у инспекторов, все-таки возможно.

Компания может организовать своим сотрудникам проезд до места работы и обратно в случае, если ее место расположения труднодоступно. Что мы понимаем под труднодоступностью расположения компании? Необходимость в бесплатной доставке работников может быть связана с тем, что подразделение располагается в промышленной зоне города, за пределами населенного пункта, либо офис располагается в местности с ограниченной транспортной доступностью, и работники не могут добираться к месту работы на общественном транспорте.

В таком случае считается, что доставка сотрудников к месту работы связана с производственной необходимостью.

Если вы организуете безвозмездную доставку персонала до места работы, это необходимо зафиксировать в учетной политике. В трудовых договорах также должна быть отсылка на это положение о перевозке к офису и обратно.

Организовать перевозку персонала вы можете собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. Если в вашей организации используют второй метод, то в учете это выглядит так (см. пример).

Пример
Если траты на перевозку штатного персонала продиктованы особенностями производства, они отражаются в учете следующим образом. Представим, что расходы по доставке персонала к месту работы и обратно произведены по причине того, что офис располагается в удаленной от общественного транспорта местности.

Также примем во внимание то, что положение об организации перевозки зафиксировано в учетной политике и трудовых договорах с персоналом. Работодатель заключил договор об оказании транспортных услуг по перевозке со сторонним перевозчиком на сумму 11 800 руб. (в т.ч. НДС 1 800 руб.). Итак, указанные расходы сопровождаются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 2525 «Общепроизводственные расходы» Кредит 6060 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 10 000 руб. (11 800 — 1 800) — списана стоимость оказанных сторонним перевозчиком транспортных услуг;
Дебет 1919 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
— 1800 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией;
Дебет 6868 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19
— 1 800 руб. — предъявленная сумма НДС принята к вычету;
Дебет 6060 Кредит 51
— 11 800 руб. — отражена оплата транспортных услуг стороннему перевозчику.

При наличии безвозмездной доставки сотрудников до места работы, как правило, появляется два вопроса:
— возникает ли доход для целей налогообложения НДФЛ у работников в случае их доставки до офиса;
— можно ли включать в базу, уменьшающую налогооблагаемую прибыль, затраты на бесплатную перевозку сотрудников?

«Подоходное» налогообложение

Для целей НДФЛ стоимость бесплатной перевозки работников рассматривается следующим образом. Если перевозка обусловлена удаленностью от населенных пунктов или труднодоступностью мест работы, то логично, что люди не имеют даже физической возможности добираться общественным транспортом. Поэтому работодатели обязаны организовать способ, которым сотрудники будут прибывать на рабочее место к установленному времени. Однако в данной ситуации оплату проезда работников на служебных автобусах можно принять за доход, подлежащий обложению «подоходным» налогом.

Спешим успокоить физлиц, ведь бесплатный проезд в ситуации, когда доставка является обязанностью работодателя, не приводит к возникновению у персонала экономической выгоды (дохода). Соответственно стоимость такого проезда не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц (письмописьмо Минфина России от 20 октября 2011 г. N 03-03-06/1/680).

Это важно. Расходы на оплату проезда сотрудников в силу технологических особенностей производства уменьшают налогооблагаемую прибыль. Положение об организации проезда персонала необходимо указать в учетной политике и трудовых договорах.

Налог на прибыль

Поскольку затраты на перевозку сотрудников, как ни крути, затрагивают интересы трудящихся в компании лиц, то можно предположить, что такие затраты подлежат включению в состав расходов на оплату труда. Расходами на оплату труда мы можем считать те затраты в пользу работников, которые установлены коллективными или трудовыми договорами. Соответственно, если перевозка до места работы зафиксирована в трудовых договорах, работодатель учитывает такие затраты в составе расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса.

Что касается учета расходов на перевозку собственных сотрудников транспортом для целей налогообложения прибыли, то пункт 26 статьи 270 Налогового кодекса позволяет квалифицировать расходами суммы, потраченные на оплату проезда к месту работы в силу технологических особенностей производства. Но здесь есть условие: чтобы включать такие траты в расходы, уменьшающие прибыль, оплата доставки должна быть предусмотрена трудовыми или коллективными договорами.

Не спорят с этим и финансисты, считая, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены особенностями производства и предусмотрены трудовыми договорами (письмо Минфина России от 20 мая 2011 г. N 03-03-06/4/49).

Если заключенными трудовыми договорами и правилами внутреннего распорядка на компанию возложена обязанность по перевозке сотрудников до места работы, арбитры, как правило, не сомневаются в правомерности учета таких затрат в составе расходов (постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. N КА-А40/8061-08).

К «оправдывающему» необходимость перевозки сотрудников к месту работы относится и такое условие, как несовпадение времени работы общественного транспорта со временем, к которому работникам необходимо явиться в офис (письмо Минфина России от 31 августа 2012 г. N 03-03-06/1/449*(1)*(1) ).

Расходы на такси

Судьи поддерживают работодателя даже в тех случаях, когда он организует перевозку сотрудников на такси.
Инспекторы придерживаются мнения, что такие затраты необоснованны, поскольку глава 25глава 25 Налогового кодекса не предусматривает учет обозначенных затрат для целей налогообложения прибыли.

Оправдательные аргументы для арбитров — спорные расходы понесены в связи с производственной деятельностью, поэтому являются экономически обоснованными. Более того, если затраты связаны с технологическими особенностями производства, режимом производственных объектов, их удаленностью, вахтовым режимом работы, то они являются реальными (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 мая 2011 г. N Ф03-2085/2011). Главное, чтобы «доставочные» расходы были подтверждены документально, например, договорами на оказание услуг такси, счетами-фактурами, актами выполненных работ, платежными поручениями.

Но не всегда так благополучно разрешаются аналогичные споры для плательщиков.
Инспекторы намерены выявить неправомерное включение в базу затрат на услуги такси для работников и доначислить налог на прибыль, если такие траты документально не подтверждены (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 декабря 2010 г. N А56-95584/2009).

Так, кассационная коллегия считает расходы на оплату услуг такси для своих работников не соответствующими обязательным критериям, если:

— трудовыми договорами расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не предусмотрены;
— если не заключен коллективный договор;
— если приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью отсутствуют.

Значит, если работодатель докажет необходимость доставки сотрудников к месту работы и обратно, у него есть все шансы отстоять правомерность данных затрат. Например, в деле, рассмотренном в постановлении ФАС Центрального округа от 20 декабря 2011 г. N А14-12623/2010, такая потребность была обусловлена отсутствием у места расположения фирмы маршрутов городского пассажирского транспорта. Более того, в коллективный трудовой договор трудящихся было включено положение о предоставлении права бесплатного пользования автотранспортом предприятия для доставки к месту работы и обратно по установленным маршрутам.
Исходя из данных факторов, арбитры не могли не согласиться с тем, что спорные затраты на перевозку работников являются экономически обоснованными и документально подтвержденными расходами, связанными с производственной деятельностью.

Также судьи отметили, что, оплачивая транспортные услуги, общество реализовало принятую на себя коллективным договором обязанность по предоставлению работникам гарантий.

Иногда инспекторы не признают расходы работодателя на транспортные услуги по причине того, что в путевых листах отсутствуют сведения о регионе регистрации транспортных средств. Как раз аналогичный спор был рассмотрен в постановлении ФАС Московского округа от 19 марта 2012 г. N А40-64845/11-107-280.

Фирма представила в качестве подтверждающих транспортные расходы такие документы, как договоры на оказание транспортных услуг, акты приемки, путевые листы.

Однако судьи опровергли такие доводы, ведь для предприятий, которые не являются транспортными организациями, не установлена обязанность оформлять путевые листы. А расходы компания оправдала актами приемки оказанных услуг.

Отсутствие в первичных документах сведений о регионе регистрации транспортных средств не говорит о том, что услуги фактически не были оказаны.

Внимание! Если доставка до места работы обусловлена труднодоступностью расположения офиса, оплата проезда не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 24 ноября 2011 г N 03-03-06/1/778).

Признаем перевозку реализацией?

Зачастую надзорные органы признают доставку персонала реализацией услуг по перевозке, подпадающей под обложение НДС.

Так, инспекторы доначисляют НДС со стоимости безвозмездно оказанных работодателем транспортных услуг по перевозке сотрудников, поскольку квалифицируют доставку как реализацию услуг на безвозмездной основе, подпадающую под обложение НДС. И все потому, что не признают обязанность фирмы по перевозке работников и не соглашаются с производственной необходимостью в такой доставке.

Но если у компании имеются договоры об оказании транспортных услуг по перевозке сотрудников со сторонними организациями, если доставка предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства, то у арбитров нет оснований не поддержать работодателя.

Судьи обращают внимание на то, что сторонние перевозчики оказывают транспортные услуги не сотрудникам фирмы, а непосредственно работодателю. Поэтому доставка персонала к месту работы и обратно не является реализацией услуг, посчитали судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29 октября 2007 г. N А29-1926/2007.

Вот еще какими аргументами опровергают судьи доначисление НДС со стоимости перевозки штата. Если руководство компании выполняет требования трудового законодательства о предоставлении работникам права на перерыв в течение рабочего дня для питания, а также для обеспечения производственного процесса, но с учетом удаленности объектов для этого необходима перевозка сотрудников, то фирма вправе отнести к прочим расходам траты на доставку. А поскольку названные расходы могут быть приняты к вычету при исчислении налога на прибыль, то у работодателя в этом случае в силу подпункта 2 пункта 1 статьи 146подпункта 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса отсутствует объект обложения НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. N А05-5406/05-22).

В заключение отметим: при организации бесплатной перевозки сотрудников собственными силами есть опасения, что налоговики посчитают это реализацией услуг и доначислят НДС со стоимости таких услуг. Организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оформления оправдательных документов.

Е. Юдахина,
редактор-эксперт

«Актуальная бухгалтерия», N 10, октябрь 2012 г.


*(1) Документ и комментарий к нему опубликованы в «НА», 2012, N 20.

Бесплатный доступ к системе Гарант на 3 дня

Получите бесплатный доступ, чтобы оценить все преимущества системы Гарант

×