Командировочные расходы учреждения — учет и списание задолженности

Командировка может быть связана с переговорами, а может — с приобретением ценностей. От этого будет зависеть учет расходов, связанных с поездкой. Традиционно командированному оплачивают суточные, а также расходы на проезд, наем жилого помещения и другие траты.

Порядок направления сотрудников в командировку регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Правительством РФ*(1). Продолжительность командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Датой возвращения из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Причем в случае отправления транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда в командировку признают текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
В аналогичном порядке определяется день приезда сотрудника на место постоянной работы.

Командированному работнику учреждение оплачивает:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— другие расходы, произведенные с разрешения руководителя учреждения.
Для оплаты данных затрат перед направлением сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс.
К расходам на проезд, в частности, относят затраты на оплату непосредственно проездных билетов, услуг по их бронированию и оформлению, плату за пользование в поезде постельными принадлежностями.
Учреждение возмещает работнику расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документами. Заметим, что порядок назначения компенсации по найму жилья и ее размер определяются коллективным договором или внутренним документом по организации. Устанавливая нормы, учреждению надо следовать принципу экономической обоснованности данных затрат. Исключение из данного порядка составляют те случаи, когда командированным предоставляется бесплатное жилое помещение (например за счет принимающей стороны). В этом случае никакие выплаты в пользу работника в счет оплаты его проживания не производятся.
Отметим, что постановлением Правительства РФ*(2) установлены нормы для возмещения командировочных расходов (суточные и наем помещения) для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Они составляют:
— суточные — 100 руб. в сутки;
— наем помещения — 550 руб. в сутки, или 12 руб. в сутки (при отсутствии документов, подтверждающих данные расходы).

Однако бюджетные и автономные учреждения к таким организациям обычно не относятся. Например, бюджетное учреждение финансирует государственное (муниципальное) задание за счет субсидии, выделенной из соответствующего бюджета*(3). Поэтому подобные организации вправе устанавливать сумму возмещения командировочных расходов и в большем размере.

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан представить в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме 0504049 *(4). К нему прикладывают командировочное удостоверение *(5), документы, подтверждающие наем жилого помещения, фактические расходы по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иные расходы, связанные с командировкой. На основании этих документов учреждение обязано произвести окончательный расчет с командированным работником по выданному ему авансу.

Аванс, выданный сотруднику для оплаты командировочных расходов, отражают по дебету счета 0 208 00 000 (по соответствующим аналитическим счетам) в корреспонденции со счетами учета денежных средств. По возвращении работника из командировки и после предоставления им авансового отчета затраты на командировку списывают на соответствующие аналитические счета по учету текущих расходов учреждения (0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000) в корреспонденции со счетом 0 208 00 000 (по соответствующим аналитическим счетам).

Если командировка работника связана с приобретением нефинансовых активов (например основных средств), данные расходы могут включаться в их первоначальную (фактическую) стоимость. Так, в приведенном ниже примере командировочные расходы отражаются по дебету счета 0 106 00 000 (по соответствующему аналитическому счету).

Пример
Работник учреждения был направлен в служебную командировку сроком на 5 дней. Согласно локальному акту, принятому в учреждении, при командировках в России суточные выплачиваются в размере 900 руб. в день. Для оплаты командировочных расходов сотруднику был выдан аванс в сумме 41 330 руб., в т.ч.:

— суточные в размере 4500 руб.;
— на оплату услуг связи в размере 2950 руб.;
— на оплату проезда до места назначения и обратно в размере 23 260 руб.;
— на оплату проживания в размере 10 620 руб.
В ходе командировки на оплату услуг связи затрачено 2320 руб. Все остальные средства потрачены полностью. Неиспользованная сумма аванса в размере 630 руб. (2950 — 2320) возвращена в кассу учреждения.

Ситуация 1
Расходы на командировку оплачиваются за счет субсидии на выполнение государственного задания. Командировка не связана с приобретением нефинансовых активов и относится к деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

При выдаче аванса подотчетному лицу в учете учреждения сделаны записи:
Дебет 4 208 12 560
Кредит 4 201 34 610
— 4500 руб. — выдан аванс для оплаты суточных из кассы учреждения;
Дебет 4 208 21 560
Кредит 4 201 34 610
— 2950 руб. — выдан аванс для оплаты услуг связи из кассы учреждения;
Дебет 4 208 22 560
Кредит 4 201 34 610
— 23 260 руб. — выдан аванс для оплаты транспортных расходов из кассы учреждения;
Дебет 4 208 26 560
Кредит 4 201 34 610
— 10 620 руб. — выдан аванс для оплаты расходов на проживание из кассы учреждения.
При отражении расходов на командировку в учете учреждения делают записи:
Дебет 4 109 60 212 (4 109 70 212 …)
Кредит 4 208 12 660
— 4500 руб. — учтены расходы на выплату суточных командированному лицу;
Дебет 4 109 60 221 (4 109 70 221 …)
Кредит 4 208 21 660
— 2320 руб. — учтены расходы на оплату услуг связи командированным лицом;
Дебет 4 109 60 222 (4 109 70 222 …)
Кредит 4 208 22 660
— 23 260 руб. — учтены расходы на оплату транспортных услуг командированным лицом;
Дебет 4 109 60 226 (4 109 70 226 …)
Кредит 4 208 26 660
— 10 620 руб. — учтены расходы на оплату проживания командированным лицом;
Дебет 4 201 34 510
Кредит 4 208 21 660
— 630 руб. — возвращен в кассу учреждения неиспользованный аванс.
Поскольку НДФЛ не облагаются суточные для командировок по России только в размере 700 руб., то у работника возникает доход, с которого нужно исчислить налог. Его сумма составит:
— 4500 руб. — 700 руб. х 5 дн. = 1000 руб.
Сумма налога будет равна:
1000 руб. х 13% = 130 руб.
Предположим, что налог удерживают из заработной платы сотрудника. В этом случае его удержание отражают записью:
Дебет 4 302 11 830
Кредит 4 303 01 730
— 130 руб. — удержана сумма НДФЛ из заработной платы командированного сотрудника.
Ситуация 2
Расходы на командировку оплачиваются за счет субсидии на иные цели. Командировка связана с приобретением основных средств (особо ценного оборудования), которые будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС.
При выдаче аванса подотчетному лицу в учете учреждения сделаны записи:
Дебет 5 208 12 560
Кредит 5 201 34 610
— 4500 руб. — выдан аванс для оплаты суточных из кассы учреждения;
Дебет 5 208 21 560
Кредит 5 201 34 610
— 2950 руб. — выдан аванс для оплаты услуг связи из кассы учреждения;
Дебет 5 208 22 560
Кредит 5 201 34 610
— 23 260 руб. — выдан аванс для оплаты транспортных расходов из кассы учреждения;
Дебет 5 208 26 560
Кредит 5 201 34 610
— 10 620 руб. — выдан аванс для оплаты расходов на проживание из кассы учреждения.
При отражении расходов на командировку в учете учреждения делают записи:
Дебет 5 106 21 310
Кредит 5 208 12 660
— 4500 руб. — расходы на выплату суточных командированному работнику списаны на увеличение стоимости оборудования;
Дебет 5 106 21 310
Кредит 5 208 21 660
— 2320 руб. — расходы на оплату услуг связи командированным работником списаны на увеличение стоимости оборудования;
Дебет 5 106 21 310
Кредит 5 208 22 660
— 23 260 руб. — расходы на оплату проезда командированного работника списаны на увеличение стоимости оборудования;
Дебет 5 106 21 310
Кредит 5 208 26 660
— 10 620 руб. — расходы на оплату проживания командированного работника списаны на увеличение стоимости оборудования;
Дебет 5 201 34 510
Кредит 5 208 21 660
— 630 руб. — возвращен в кассу учреждения неиспользованный аванс.
Как и в ситуации 1, суточные, превышающие 700 руб. в день, облагают НДФЛ. Сумма налога составит 130 руб. При ее начислении в учете учреждения делают запись:
Дебет 4 302 11 830
Кредит 4 303 01 730
— 130 руб. — удержана сумма НДФЛ из заработной платы командированного сотрудника.

«Актуальная бухгалтерия«<, N 9, сентябрь 2013 г.