Руководитель учреждения, которое по договору обслуживает централизованная бухгалтерия, обратился к бухгалтерии с просьбой забрать справку 2-НДФЛ вместо своего работника.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Вместе с тем следует учитывать, что вопросы выдачи работнику справки по форме 2-НДФЛ регулируются нормами налогового законодательства.

Порядок уплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) регламентирован главой 23 Налогового кодекса РФ. В силу ст. 24 и п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ (в том числе вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ)), являются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц.

Пунктом 3 ст. 230 НК РФ установлена обязанность налогового агента выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В силу указанной нормы отказ налогового агента в выдаче налогоплательщику справки о доходах по форме 2-НДФЛ неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Причем, как указано в письме УФНС России по г. Москве N 20-14/3/114388@ от 25.11.2011, справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ можно получить только у налогового агента.

Поскольку в рассматриваемом случае отношения физических лиц, с которых удерживается сумма НДФЛ, возникли и продолжаются на основании заключенных ими трудовых договоров с учреждением и именно учреждение обязано исчислить и удержать с полученных работниками в этой организации доходов сумму налога, налоговым агентом в данном случае следует считать это учреждение (решение Арбитражного суда Волгоградской области от 07.09.2012 по делу N А12-18605/2012, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2014 N 04АП-511/14, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 18.08.2011 N 03АП-2951/11). Поэтому, на наш взгляд, именно учреждение обязано выдать работнику по его запросу справку по форме 2-НДФЛ.

Сам порядок обращения за указанной справкой, а также процедура и сроки ее выдачи нормами права не установлены (смотрите, например, решение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.09.2012). Полагаем, что, поскольку в данном случае налоговым агентом является организация, с которой налогоплательщик состоит в трудовых отношениях, обязанность работодателя по выдаче справки по форме 2-НДФЛ по запросу работника может быть выполнена руководителем учреждения на основании части шестой ст. 20 ТК РФ.

Отметим также, что справка по форме 2-НДФЛ содержит персональные данные работника. В ст.ст. 6, 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) закреплено общее правило, согласно которому обработка персональных данных допускается только с согласия субъектов персональных данных, кроме случаев, указанных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 этого Закона. Приведенные нормы корреспондируются и с положениями ст. 7 Закона N 152-ФЗ, в силу которой операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Обработкой персональных данных признается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, в том числе передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных. Под предоставлением понимаются действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Соответственно, предоставление персональных данных работника, в том числе содержащихся в справке по форме 2-НДФЛ, третьим лицам должно осуществляться с согласия работника. Однако, если в данном случае справка по форме 2-НДФЛ, составленная централизованной бухгалтерией, будет передана руководителю учреждения, осуществляющему права и обязанности работодателя, получать согласие работника на передачу персональных данных работника в данном случае не нужно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория