Сотрудница в апреле 2011 года принесла справку о наличии у нее сына-студента, проходящего обучение в вузе по очной форме обучения

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организации следует предоставить сотруднице стандартный налоговый вычет на ребенка за каждый месяц налогового периода начиная с января 2011 года.

Обоснование вывода:
Согласно п. 3 ст. 210 НК РФ для доходов, в отношении которых установлена налоговая ставка в размере 13%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст.ст. 218-221 НК РФ. В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ налогоплательщик имеет право на получение стандартного налогового вычета в размере 1 000 рублей за каждый месяц налогового периода, который распространяется на детей, находящихся на его обеспечении. Данный вычет производится на детей в возрасте до 18 лет, а в случае, если ребенок обучается по очной форме обучения, является аспирантом, ординатором, студентом, курсантом, «предельный» возраст увеличивается до 24 лет. Вычет на ребенка предоставляется до момента, пока доход родителя (опекуна, попечителя), исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, не превысит 280 000 рублей.

Установленные ст. 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода путем уменьшения ежемесячно налоговой базы на установленный законодательством размер вычета (письма Минфина России от 21.07.2011 N 03-04-06/8-175, от 22.10.2009 N 03-04-06-01/269, от 24.08.2009 N 03-04-05-01/655).

При этом вычет предоставляется за период обучения ребенка (детей) в образовательном учреждении и (или) учебном заведении, включая академический отпуск, оформленный в установленном порядке в период обучения.

Налоговый вычет предоставляется родителям, супругу (супруге) родителя, усыновителям, опекунам, попечителям, приемным родителям, супругу (супруге) приемного родителя на основании их письменных заявлений и документов, подтверждающих право на данный налоговый вычет.

Законодательством не установлен перечень таких документов и порядок их представления налоговому агенту, однако по сложившейся практике для этого требуются:

— заявление на предоставление вычета (п. 3 ст. 218 НК РФ);
— документы, подтверждающие факт наличия ребенка,
— свидетельство о рождении ребенка, где указано, что работник является родителем ребенка (копия);
— документы, подтверждающие факт содержания ребенка, в случае, если родители детей не состоят в зарегистрированном браке — справка с места жительства, копия исполнительного листа или нотариально заверенного соглашения об уплате алиментов, другие документы (письмо Минфина России от 30.05.2011 N 03-04-06/1-125).

Вычет на детей после 18 лет (до 24 лет), согласно положениям НК РФ, может быть предоставлен только в случае, если ребенок является учащимся очной формы обучения, аспирантом, ординатором, студентом, курсантом, поэтому работнику необходимо представить также справку учебного заведения, подтверждающую учебу ребенка по очной форме обучения (письмо УФНС России по г. Москве от 17.04.2009 N 20-15/3/037522@). Как правило, такая справка выдается учебным заведением на один учебный год.

Налоговый агент не вправе предоставлять стандартный налоговый вычет самостоятельно при отсутствии соответствующего заявления налогоплательщика (смотрите, например, письмо Минфина России от 28.11.2005 N 03-05-01-04/372, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 14.06.2006 N Ф04-3390/2006, от 20.04.2006 N Ф04-1436/2006, ФАС Поволжского округа от 18.07.2006 N А12-19174/05-С60, от 28.04.2005 N А12-33803/04-С51).

Поскольку в рассматриваемой ситуации работница смогла подать заявление на предоставление стандартного вычета на ребенка и подтверждающие документы только в апреле 2011 года, то право применения налогового вычета в отношении данной сотрудницы у организации появилось именно с этого месяца.

Однако согласно ст. 218 НК РФ налоговая база уменьшается на соответствующий установленный размер стандартного вычета в каждом месяце налогового периода, причем НДФЛ исчисляется ежемесячно нарастающим итогом по всем доходам работника, облагаемым по ставке 13%, начисленным за год (п.п. 1, 3 ст. 210 НК РФ). При этом предусмотрен зачет налога, удержанного за предыдущие месяцы с начала года (п.п. 2, 3 ст. 226 НК РФ).

Пункт 1 ст. 78 НК РФ определяет, что сумма излишне уплаченного налога подлежит зачету в том числе в счет предстоящих платежей налогоплательщика по этому же налогу. В соответствии с п. 14 ст. 78 НК РФ правила, установленные данной статьей, распространяются и на налоговых агентов.

В рассматриваемом случае организация излишне удержала сумму НДФЛ в результате отсутствия заявления от работника на предоставление ему стандартных вычетов. Поэтому при подаче им соответствующего заявления о предоставлении стандартных вычетов организация (налоговый агент) вправе предоставить ему такие вычеты за предыдущие месяцы налогового периода (в рассматриваемой ситуации — с января по март 2011 года).

Если по каким-либо причинам предоставить вычет в полном объеме до конца налогового периода невозможно, налогоплательщик имеет право по его окончании самостоятельно обратиться за предоставлением вычета в налоговые органы.

К сведению:
Федеральным законом от 21.11.2011 N 330-ФЗ (далее — Закон N 330-ФЗ) в ст. 218 НК РФ внесены изменения: в частности, в соответствии с пп. «а» п. 8 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона N 330-ФЗ с 1 января 2012 года утрачивает силу пп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ. То есть с 1 января 2012 года стандартные вычеты на самого налогоплательщика в размере 400 руб. предоставляться не будут.

Также в соответствии с пп. «а» п. 8 ст. 1, пунктами 2 и 3 ст. 5 Закона N 330-ФЗ подпункт 4 п. 1 ст. 218 НК РФ изложен в новой редакции, согласно которой изменяется размер «детских» вычетов:
с 1 января по 31 декабря 2011 года включительно:

— 1 000 рублей — на первого ребенка;
— 1 000 рублей — на второго ребенка;
— 3 000 рублей — на третьего и каждого последующего ребенка;
— 3 000 рублей — на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы;
с 1 января 2012 года:
— 1400 рублей — на первого ребенка;
— 1400 рублей — на второго ребенка;
— 3 000 рублей — на третьего и каждого последующего ребенка;
— 3 000 рублей — на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим